Hierna worden enige algemene vragen behandeld die voor de overheid van toepassing kunnen zijn in deze coronacrisis.

Wat moet en kan ik met de termijnen die Aanbestedingswet stelt bij mijn aanbesteding?

De termijnen in de Aanbestedingswet zijn minimumtermijnen. Bij bepaling van de termijn voor bijvoorbeeld indiening van een aanmelding/inschrijving geldt tevens de proportionaliteitstoets. Nu gegadigden / inschrijvers zich geconfronteerd zien met zieken en thuiswerkers, wordt geadviseerd daar bij de bepaling van de termijnen rekening te houden.

Ik heb een lopende aanbesteding en voorzie reeds dat die tot problemen in de nakoming leidt!

De crisis maakt dat uw aanbesteding mogelijk niet meer houdbaar is in deze crisistijd omdat de contractsvoorwaarden niet meer kunnen nagekomen en aanpassing van de voorwaarden is geen optie. Een oplossing daarvoor is de aanbestedingsprocedure in te trekken of op te schorten, afhankelijk welke keuze het best is: kan later de aanbesteding worden voortgezet of is dat later niet meer zinvol. 

Spoed-inkopen

De crisis zou met zich kunnen brengen dat op zeer korte termijn overheidsinkopen moeten worden gerealiseerd. Mogelijkheden die de wet daarvoor biedt zijn: 

  1. het doorlopen van een versnelde procedure (kortere termijnen); en
  2. de keuze voor de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging op grond van dwingende spoed. In dat geval hoeft geen reguliere aanbestedingsprocedure te worden gevolgd, maar kan direct worden onderhandeld en gecontracteerd met één partij. Let wel op de strikte voorwaarden die voor deze procedure gelden!  

Proportionele contractvoorwaarden in lopende aanbestedingsprocedures in crisistijd

Voor komende overeenkomsten wordt geadviseerd de contractvoorwaarden proportioneel te maken en de voorwaarden te toetsen op omstandigheden die in deze crisis beheersbaar zijn voor de contractspartij. Bindende data tegen enorme boetebedragen zijn bijvoorbeeld onderdelen die disproportioneel kunnen zijn lopende deze crisis, indien daar geen redelijkheidstoets op plaatsvindt.

Lopende overeenkomsten wijzigen of verlengen

De aanbestedingswet kent oplossingen om gesloten overheidscontracten aan te passen of te verlengen zonder dat aanbesteed moet worden.  

Bij leveringen en diensten kan een overeenkomst tot 10% en bij werken tot 15%  van de opdrachtwaarde worden gewijzigd/aangepast zonder dat een nieuwe aanbestedingsprocedure nodig is. Dit kan (net) de contractwaarde zijn die een verlenging van een overeenkomst mogelijk maakt om zonder aanbestedingsprocedure een periode te overbruggen of een overzichtelijke, maar belangrijke aanpassing door te voeren.

De tweede oplossing is ruimhartiger. Indien namelijk de behoefte/noodzaak aan de wijziging van de overeenkomst niet te voorzien was voor een zorgvuldige aanbestedende dienst (en dat is goed verdedigbaar in deze crisistijd) en de verhoging van de prijs ten gevolge van de wijziging niet meer bedraagt dan 50% van de opdrachtwaarde, kan tot dat percentage de overeenkomst worden gewijzigd zonder aanbestedingsprocedure. Dit geeft mogelijkheden de overeenkomst met een behoorlijke omvang te wijzigen, maar let daarbij wel op dat de algemene aard van de opdracht niet wijzigt en dat de wijziging moet worden gepubliceerd op TenderNed.

Bezwaar binnen de Alcateltermijn

Houd rekening met de omstandigheid dat door de corona crisis rechtbanken gesloten zijn. Aanbestedingskortgedingen worden in de regel niet als urgent beschouwd en worden aangehouden totdat de rechtbanken weer open gaan. Kortom, in geval van een kort geding aanhangig gemaakt binnen de Alcateltermijn kan het een aanzienlijke tijd duren voordat de kwestie inhoudelijk behandeld wordt. Tot die tijd kan niet worden gegund. Oplossing kan zijn om een alternatieve vorm van geschillenbeslechting overeen te komen nadat een partij een kort geding aanhangig heeft gemaakt. Houd in ieder geval rekening met de vertraging in zittingen bij de rechtbanken door te letten op de formulering van de gestanddoeningstermijn: neem geen vast aantal dagen, maar gebruik een termijn die gerelateerd is aan een eventuele procedure.

Opdrachtnemer komt lopende overeenkomst niet na

Ook in tijden van crisis zijn opdrachtnemers verplicht hun verplichtingen na te komen. Indien echter de niet nakoming verbonden is aan de huidige crisis ontstaat er een bijzondere overmachtsituatie c.q. onvoorziene omstandigheid. Overmacht of onvoorziene omstandigheden kunnen maken dat de wanprestatie niet toerekenbaar is c.q. de overeenkomst dient te worden aangepast. Overheidscontracten worden namelijk in de uitvoeringsfase beheerst door het burgerlijk wetboek en eventuele van toepassing verklaarde voorwaarden. Lees hier meer over in deze blog.

Bouwcontracten gesloten met de overheid worden beheerst door de paritaire voorwaarden UAV 2012 of UAV GC 2005. In die voorwaarden staan bepalingen die van toepassing kunnen / een oplossing kunnen zijn in deze crisistijd. Denk daarbij aan kostenverhogende maatregelen, bouwtijdverlenging, etc. Lees hier meer over in deze blog.