Juist in deze tijden, waarin de persoonlijke situatie van ambtenaren en bezoekers centraal staat, kunnen ook bij overheidsinstellingen de privacyregels ongemerkt op de achtergrond raken. De wettelijke bepalingen gelden echter onverkort. Hieronder worden enkele vragen uit de praktijk behandeld waar privacy een rol speelt.

1. Mag ik de temperatuur van medewerkers bij binnenkomst binnen de gemeentelijke gebouwen en lokalen meten en vastleggen?

Nee, een overheidsinstelling als werkgever mag de temperatuur van de ambtenaren niet op die wijze verwerken op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG"). De temperatuur van een medewerker zegt iets over diens gezondheid. Dat betekent dat dit persoonsgegeven kwalificeert als een bijzonder persoonsgegeven, dat niet verwerkt mag worden tenzij een van de uitzonderingsgronden in artikel 9 AVG van toepassing is. 

2. Wat mag ik wél vragen aan ambtenaren om verspreiding van het Covid-19 virus te voorkomen?

Volgens de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens “AP”, mag alleen een Arbo-/bedrijfsarts ambtenaren (werknemers) controleren op het virus. Wel mag u een medewerker zelf vragen de gezondheid in de gaten te houden, bijvoorbeeld door zelf de temperatuur op te meten. U mag deze gegevens volgens de AP echter niet verwerken (opvragen, vastleggen, etc.). Bij een vermoeden van besmetting mag u een ambtenaar verzoeken contact op te nemen met de Arbo-/bedrijfsarts. De uitleg van de AP over wat al dan niet gevraagd mag worden is vrij strikt. De toezichthouders in Europa verschillen echter van mening over de uitleg van de toepasselijke regels. Wilt u aanvullende maatregelen nemen maar twijfelt u over de rechtmatigheid? Neem dan contact op met een van onze specialisten.

3. Wanneer ik constateer dat een ambtenaar verschijnselen van besmetting vertoont, mag ik hem of haar dan naar huis sturen?

Ja, in principe mag u van ambtenaren verlangen dat zij meewerken aan een veilige omgeving binnen de overheidsinstelling. U mag echter niet registreren wat er met de gezondheid van de ambtenaar aan de hand is; dit mag slechts de Arbo-/bedrijfsarts doen. U kunt de ambtenaar ziekmelden via de normale procedure van de overheidsinstelling.

4. Mag ik bezoekers van de overheidsinstelling controleren op het COVID-19 virus?

Op dit moment (1 april 2020) zijn veel overheidsinstellingen gesloten of beperkt toegankelijk voor bezoekers en/of spoedeisende gevallen. Wanneer overheidsinstellingen weer opengesteld worden voor het publiek, wordt het wellicht (weer) relevant besmetting te voorkomen. Een bezoeker mag in dat geval verzocht worden niet langs te komen wanneer hij/zij verschijnselen van het virus vertoont. Een overheidsinstelling mag de bezoeker in beginsel niet controleren op het virus of registreren dat de bezoeker verschijnselen heeft, tenzij daar een grondslag voor is. In veel gevallen zal hier geen grondslag voor aanwezig zijn.

Als wettelijke grondslag moet u denken aan een specifieke wettelijke verplichting of indien een vitaal belang van de betrokkene of van een ander de verwerking van persoonsgegevens vereisen. Deze laatste grondslag, het vitale belang, is alleen van toepassing als geen andere grondslag mogelijk is (inclusief toestemming). Bovendien moet het hier daadwerkelijk gaan om een belang dat essentieel is voor het leven of de gezondheid van iemand.

De (uitdrukkelijke) toestemming van burgers is in veel gevallen geen rechtsgeldige grondslag voor een overheidsinstelling, omdat er bijna altijd sprake is van een hiërarchische verhouding tussen de burger en de overheidsinstelling (ook wel een afhankelijkheidsrelatie). In dit geval veronderstelt de AP dat in veel gevallen geen ‘vrije’ toestemming worden gegeven.

Twijfelt u over de maatregelen die u kunt nemen? Neem dan vooral contact op met een van onze specialisten.