Hierna worden enige algemene vragen behandeld op het gebied van bestuursrecht die op de havensector van toepassing kunnen zijn in deze coronacrisis.

1. In hoeverre ben ik verplicht medewerking te verlenen aan een toezichthouder?

In principe geldt dat binnen een redelijke termijn medewerking verleend dient te worden aan een toezichthouder.

2. Ben ik in verband met het verminderde toezicht door de coronacrisis dan ook verplicht (vooraf) zakelijke gegevens en bescheiden op te sturen en/of mee te geven?

Nee, een toezichthouder is bevoegd inzage te vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden en daar kopieën van te maken. Alleen wanneer dat laatste niet mogelijk is, is de toezichthouder bevoegd de gegevens en bescheiden voor korte tijd mee te nemen om kopieën te maken. Van dat meenemen dient de toezichthouder een schriftelijk bewijs af te geven. Het (vooraf) opsturen of meegeven van zakelijke gegevens en bescheiden is dus niet verplicht, tenzij deze niet ter plaatste gekopieerd kunnen worden.

3. Hoe zit het met wegens de coronacrisis per e-mail gevraagde zakelijke gegevens en bescheiden?

De bevoegdheden van de toezichthouder zijn alleen van toepassing als sprake is van een wettelijk bevoegde toezichthouder. Uit een e-mail die van de toezichthouder lijkt te komen, valt niet af te leiden dat sprake is van een bevoegde toezichthouder. Bovendien geldt dat een toezichthouder zich op verzoek moet (kunnen) legitimeren en dat is (erg) lastig via e-mail. Wanneer per e-mail gegevens of bescheiden gevraagd worden, leg deze alleen over wanneer je zeker weet dat het een bevoegde toezichthouder is (bijvoorbeeld omdat deze eerder is langs geweest en zich toen heeft gelegitimeerd).

Datzelfde geldt wanneer expliciet inlichtingen gevorderd worden. Dan moet namelijk ook vastgesteld (kunnen) worden dat sprake is van een bevoegde toezichthouder.

4. Loop ik een risico bij het opsturen of meegeven van zakelijke gegevens en bescheiden?

Ja, want op grond van de Wet openbaarheid van bestuur zijn alle opgestuurde en bij de toezichthouder berustende gegevens opvraagbaar. Daarbij gelden weliswaar de uitzonderings- en weigeringsgronden uit de Wet openbaarheid van bestuur (denk aan vertrouwelijke bedrijfs- en fabricagegegevens, de persoonlijke levenssfeer en onevenredige benadeling), maar dat neemt niet weg dat delen van de gegevens openbaar gemaakt kunnen worden. Het is daarom aan te bevelen zoveel als mogelijk inzage te bieden in zakelijke gegevens en bescheiden of deze ter plaatste te laten kopiëren. Daarbij geldt eveneens dat het expliciet benoemen van die zakelijke gegevens en bescheiden als VERTROUWELIJK aan te raden is. Wanneer toch gegevens en bescheiden per e-mail worden toegezonden, geldt ook dat het expliciet benoemen van de vertrouwelijkheid van die gegevens en bescheiden aangeraden wordt. Ten slotte is het aan te raden om bij het bieden van inzage, het kopiëren en/of het toezenden expliciet op te merken dat indien een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur gedaan wordt waar de gegevens en bescheiden onder vallen, het bedrijf om een zienswijze gevraagd wordt.

5. Hoelang worden de zakelijke gegevens en bescheiden bewaard?

Dat is per organisatie verschillend, omdat zij op grond van de Archiefwet selectielijsten maken. De Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid vernietigd bijvoorbeeld alle boeterapporten, bezwaren en beroepen na 15 jaar. De DCMR Milieudienst Rijnmond vernietigt documenten in het kader van toezicht en handhaving na 10 jaar.