Schriftelijke zorgovereenkomst verleden tijd?

In de zorg is sprake van grote regeldruk; zorgpersoneel moet een aanzienlijk deel van de tijd besteden aan het verrichten van administratieve handelingen, waardoor er minder tijd overblijft voor de daadwerkelijk zorgverlening. Het terugdringen van deze administratieve lasten is daarom een belangrijk en terugkerend thema in de zorg.

Veel zorginstellingen maken nog gebruik van een traditionele schriftelijke zorgovereenkomst die zowel de cliënt als de zorgverlener moet ondertekenen. Dit betekent dat de zorginstelling vaak achter een handtekening van de cliënt aan moet. Als de handtekening dan eenmaal is gezet, moeten de zorgovereenkomst verzameld en gearchiveerd worden. Dit hele proces is erg tijdrovend en kan leiden tot onnodige vertragingen in de zorgverlening. 

Maar zijn al deze administratie lasten rondom de zorgovereenkomst eigenlijk wel noodzakelijk?

We zien steeds meer een tendens dat zorginstellingen afstappen van de traditionele schriftelijke zorgovereenkomst. Als alternatief maken zij gebruik van een (digitale) welkomstbrief met daarin een verwijzing naar de algemene voorwaarden en eventuele specifieke module die op hen van toepassing is. In deze blog zal ik de juridische aspecten van deze tendens behandelen. 

Een zorgovereenkomst komt tot stand als een zorginstelling wordt benaderd door een cliënt en de zorginstelling ingaat op die zorgvraag. Voor zorgverleners bestaat geen wettelijke verplichting om een schriftelijke zorgovereenkomst te hanteren. De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) vereist wel dat er een overeenkomst moet bestaan tussen zorgaanbieder en cliënt, maar deze kan ook mondeling tot stand komen. Het gaat erom dat de cliënt duidelijk geïnformeerd wordt en instemt met de zorgverlening​.

Eerder werd de schriftelijke zorgovereenkomst nog als lidmaatschapseis door brancheorganisaties opgelegd. Diverse brancheorganisaties hebben ook de lidmaatschapsverplichting van een schriftelijke zorgovereenkomst laten vallen. Ook zorgverzekeraars en zorgkantoren kennen in principe niet de eis van een schriftelijke zorgovereenkomst.

Dit betekent dat er in veel gevallen volstaan kan worden met een (welkomst)brief. Deze brief kan per post of per e-mail worden verstuurd, maar kan bijvoorbeeld ook beschikbaar worden gesteld in het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD).

Een voorwaarde die nog wél door diverse brancheorganisaties wordt gesteld is dat de algemene voorwaarden en een eventuele bijzondere module op de zorgovereenkomst van toepassing worden verklaard.  

Hiervoor geldt een aantal vereisten. De cliënt moet namelijk wel weten wat de voorwaarden voor de zorgverlening zijn. Daarom moeten de algemene voorwaarden en de bijzondere module voorafgaand of bij het aangaan van de overeenkomst ter hand worden gesteld aan de cliënt. Dat kan fysiek of digitaal gebeuren. Bij digitale verstrekking gelden de volgende voorwaarden:

• De voorwaarden moeten eenvoudig te vinden zijn op de website van de zorginstelling;
• Deze moeten kunnen worden opgeslagen en dus bijvoorbeeld in pdf-formaat beschikbaar zijn;
• Er moet een hyperlink naar de voorwaarden zijn, zodat de cliënt direct bij de voorwaarden uitkomt en hier niet op de website naar moet zoeken;
• De cliënt moet (stilzwijgende) instemmen met de digitale overhandiging.

Ook moet de cliënt instemmen met de algemene voorwaarden. Deze instemming kan – net als bij de instemming met de digitale overhandiging – stilzwijgend plaatsvinden doordat er geen bezwaar tegen wordt gemaakt.

Naast de hiervoor genoemde vereisten zijn er ook nog andere aandachtspunten waarmee bij het voornemen om over te stappen op een welkomstbrief, rekening gehouden moet worden:

• Als de algemene voorwaarden wijzigen, zal de cliënt daarvan op de hoogte gesteld moeten worden. Dit kan digitaal of schriftelijk;
• Als de zorgsoort wijzigt en/of de bijzondere module wijzigt, zal er een nieuwe (welkomst)brief moeten worden gestuurd;
• Controleer goed of een schriftelijke zorgovereenkomst niet als vereiste volgt uit de afspraken met de zorgverzekeraar, het zorgkantoor of de gemeente;
• De zorg specifieke afspraken moeten nog worden neergelegd in het zorg- en/of het ondersteuningsplan van de cliënt;
• Alle verkregen persoonsgegevens moeten veilig en vertrouwelijk worden behandeld, en cliënten dienen te worden geïnformeerd over hoe hun gegevens worden gebruikt en opgeslagen. Check of toestemming nodig is en deze op juiste wijze is verkregen;
• Voor zorg via een Persoonsgebonden budget (PGB) is een getekende zorgovereenkomst conform het model van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) nog wel nodig;

Het afschaffen van de schriftelijke zorgovereenkomst biedt efficiënte voordelen en vermindering van administratieve lasten, maar brengt ook belangrijke juridische overwegingen met zich mee. Overweegt u over te stappen op een digitale welkomstbrief en heeft u daar vragen over? Alexandra van den Eijnden en Dagmar van der Wal denken graag met u mee.