Je ontvangt een AVG-inzageverzoek; hoe verder?

De AVG is Europees recht dat direct doorwerkt in Nederland. De Europese wetgever spreekt in artikel 15, derde lid, van de AVG van het verstrekken van een “kopie van de persoonsgegevens”. In het dagelijks taalgebruik weten we allemaal wat wordt bedoeld met ‘kopie’. De Europese wetgever had echter een meer genuanceerde bedoeling.

Zo heeft het Europese Hof van Justitie (Hof) op 4 mei 2023 toegelicht hoe de begrippen ‘persoonsgegevens’ en ‘kopie’ in het kader van artikel 15 van de AVG moeten worden uitgelegd. Het Hof overweegt dat artikel 15 van de AVG zo moet worden uitgelegd dat de betrokkene in staat moet worden gesteld zich ervan te vergewissen dat de hem betreffende persoonsgegevens juist en rechtmatig worden verwerkt. Dit moet ook in het licht gezien worden van artikel 12, eerste lid en overweging 58 van de AVG, waaruit volgt dat de informatie die met betrokkenen gedeeld wordt gemakkelijk te begrijpen moet zijn. ‘Kopie’ houdt volgens het Hof het volgende in:

“45. (…) het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt, inhoudt dat aan de betrokkene een getrouwe en begrijpelijke reproductie van al deze gegevens moet worden gegeven. Dit recht omvat het recht om een kopie te verkrijgen van uittreksels uit documenten of zelfs van volledige documenten of databankuittreksels die onder meer die gegevens bevatten, indien de verstrekking van een dergelijke kopie onontbeerlijk is om de betrokkene in staat te stellen de hem bij deze verordening verleende rechten daadwerkelijk uit te oefenen, waarbij moet worden benadrukt dat daarbij ook rekening moet worden gehouden met de rechten en vrijheden van anderen.”

Het Hof geeft artikel 15 van de AVG hiermee een in beginsel ruime werkingssfeer, maar nuanceert dat vervolgens. Nederlandse rechters hebben inmiddels invulling gegeven aan de uitgangspunten van het Hof.

Zo heeft de rechtbank Amsterdam in meerdere uitspraken overwogen dat het arrest van het Hof niet inhoudt dat een bestuursorgaan (of een bedrijf) verplicht is afschriften te verstrekken waarin de verwerkte persoonsgegevens voorkomen. Een bestuursorgaan mag dat doen, maar mag ook voor een andere vorm kiezen zolang daarmee een getrouwe en begrijpelijke weergave van de verwerkte persoonsgegevens wordt gegeven. Alleen wanneer afschriften onontbeerlijk (lees: onmisbaar) zijn om AVG-rechten daadwerkelijk uit te oefenen is een bestuursorgaan (of een bedrijf) verplicht die afschriften te versterken (zie bijvoorbeeld: rechtbank Amsterdam 31 juli 2023, rechtsoverweging 12.2 en rechtbank Amsterdam 20 september 2023,rechtsoverweging 7.3).

Of er recht bestaat op een uittreksel of een kopie van volledige documenten, hangt dus af van de vraag of dat noodzakelijk is om de verstrekte informatie gemakkelijk te begrijpen (zie: Parket bij de Hoge Raad 10 juli 2024, rechtsoverwegingen 18.19 e.v.).

Wanneer daadwerkelijke afschriften niet onmisbaar zijn, kan het bestuursorgaan of bedrijf volstaan met het verstrekken van een verwerkingsoverzicht met daarin persoonsgegevens, het doel van de verwerking, de ontvangers en brongegevens (zie bijvoorbeeld: rechtbank Amsterdam 3 november 2023 , rechtsoverwegingen 11 en 12, rechtbank Amsterdam 17 september 2024, rechtsoverweging 4 en rechtbank Midden-Nederland 27 september 2024, rechtsoverweging 22).

Daadwerkelijke afschriften van medische documenten zijn (veel) sneller onmisbaar voor de uitoefening van AVG-rechten dan andere documenten. Zo heeft het Hof op 26 oktober 2023 geoordeeld dat een medisch dossier zo juist en volledig mogelijk moet worden verstrekt (rechtsoverweging 79). Daarbij wijst het Hof op de gevoelige aard van medische gegevens. Uit overweging 63 van de considerans bij de AVG volgt dat die gegevens een speciale behandeling verdienen.

Met regelmaat wordt geprobeerd om over de band van de AVG inhoudelijk inzicht te verkrijgen in documenten die bij bestuursorganen berusten en waar persoonsgegevens van betrokkenen in zijn verwerkt. Een AVG-inzageverzoek is niet bedoeld als instrument om bestuurlijke transparantie te bewerkstelligen of om toegang tot bestuurlijke documenten te garanderen (zie: Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State 1 februari 2023, rechtsoverweging 5.1). Daarvoor moet gebruikgemaakt worden van een informatieverzoek op grond van de Wet open overheid (hierna: Woo). De Woo en de AVG zijn regelingen met verschillende doelstellingen en achtergronden.

Wél kent de Woo een vergelijkbare bepaling als artikel 15 van de AVG; namelijk artikel 5.5 van de Woo. Artikel 5.5 van de Woo is uitdrukkelijk bedoeld als vangnetbepaling. Met de zinssnede ‘onverminderd het elders bij wet bepaalde’ wordt duidelijk gemaakt dat een andere regeling betreffende op een verzoeker betrekking hebbende informatie (zoals de AVG) voorrang heeft op de Woo (Doorlopende tekst van de Wet open overheid en de geconsolideerde artikelsgewijze toelichting daarbij, p. 105).

Wat betreft de verwerking van eigen persoonsgegevens van betrokkene zal dus niet snel  toegekomen worden aan een verzoek op grond van artikel 5.5 van de Woo (zie bijvoorbeeld: rechtbank Amsterdam 24 mei 2024, rechtsoverweging 9.2). Dit kan anders zijn als het gaat om een nabestaande van de betrokkene wiens (persoons)gegevens het betreft. Daarvoor is artikel 5.5, tweede lid, van de Woo bij uitstek geschikt (Doorlopende tekst van de Wet open overheid en de geconsolideerde artikelsgewijze toelichting daarbij, p. 106). Verder is artikel 5.5 van de Woo vooral toepasbaar in de situatie dat bestuursorganen bij de uitvoering van hun taak een dossier over de verzoeker hebben aangelegd, dan wel een dossier hebben aangelegd over een aangelegenheid waarbij de verzoeker betrokken is geraakt, zodat gegevens over verzoeker in dat dossier terecht zijn gekomen (zie deze uitspraak van de rechtbank Den Haag van 13 maart 2024).

Afhankelijk van de (aard van de) onderliggende stukken volstaat een verwerkingsoverzicht. Dat is alleen anders als afschriften onmisbaar zijn voor de betrokkene om zijn AVG-rechten uit te oefenen.

 Heeft u vragen over de afhandeling van een AVG-inzageverzoek of een informatieverzoek op grond van de Woo? Neem dan contact op met Rachid Yahya of Daniël Blok.