Wat mag een Wob-verzoek u kosten?
Niet heel lang geleden woedde een discussie over het al dan niet in rekening mogen brengen van kosten voor het behandelen van een verzoek om informatie, gebaseerd op de Wet openbaarheid van bestuur. Voorstanders vonden het terecht dat ambtelijke inspanningen niet zonder rekening konden worden verlangd. Tegenstanders meenden dat hiermee ten onrechte een drempel werd opgeworpen bij een grondwettelijk recht op informatie.
De vraag was dus of kosten in rekening konden worden gebracht en zo ja, voor welke verrichtingen. Met een uitspraak van de Hoge Raad en de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State werd duidelijk dat sommige kosten daadwerkelijk in rekening konden worden gebracht. In een recente uitspraak wordt duidelijk wie wat vooraf moet doen om duidelijk te maken dat er kosten kunnen zijn verbonden aan het behandelen van het Wob-verzoek en wat een verzoeker moet doen om een rekening te voorkomen.
De civiele en bestuursrechtelijke weg om kosten in rekening te brengen
Het behandelen van een Wob-verzoek brengt de nodige kosten met zich. Ambtenaren moeten de archieven induiken, de stukken beoordelen, kopieën maken en een en ander opsturen. Het recht biedt ogenschijnlijk een tweetal wegen (voor gemeenten) om dergelijke kosten in rekening te brengen. Enerzijds is er de Gemeentewet die de mogelijkheid biedt voor het heffen van leges. Leges kunnen in rekening worden gebracht indien diensten worden verleend, bijvoorbeeld bij het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunningen om iets te mogen bouwen. Een enkele gemeente probeerde ook via deze weg kosten voor het behandelen van Wob-verzoeken in rekening te brengen. De vraag hierbij was of sprake was van diensten als bedoeld in artikel 229 van de Gemeentewet. Na meerdere - soms tegenstrijdige - uitspraken, oordeelde de Hoge Raad uiteindelijk klip en klaar: ten aanzien van het opzoeken van declaraties, het anonimiseren van documenten en het vervaardigen van overzichten werd geoordeeld dat daarbij geen sprake is van diensten. Leges kunnen dan ook niet zien op deze kosten. Dit is anders voor het vervaardigen van kopieën nu daarin een individualiseerbaar aspect is aan te wijzen.
Naast de 'leges-weg', biedt ook de Wob zelf een grondslag voor het in rekening brengen van kosten. Op grond van artikel 12 kunnen regels worden gesteld met betrekking tot in rekening te brengen vergoedingen voor het ingevolge een verzoek om informatie vervaardigen van kopieën van documenten en uittreksels of samenvattingen van de inhoud daarvan. Hoe ver die wettelijke bepaling strekt, is met deze omschrijving wel duidelijk. Het gaat dus om kopieer-kosten en zolang die redelijk zijn, zo blijkt ook uit jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, dan kunnen die kosten in rekening worden gebracht.
Hoe om te gaan met de mogelijke rekening
Met deze duidelijkheid ligt dan vervolgens nog de vraag voor wat de verzoeker moet doen met deze mogelijke kostenpost. Moet de verzoeker nu altijd rekening houden met kosten en zo ja, kan hij dergelijke kosten voorkomen?
Duidelijk is dat leges slechts in rekening kunnen worden gebracht als de legesverordening een grondslag biedt. Het is dus raadzaam die erop na te slaan alvorens een Wob-verzoek in te dienen. Een zelfde controlemoment is er indien ervoor is gekozen de Wob als grondslag te nemen voor het kunnen presenteren van een rekening. Ook dergelijke regels moeten in een verordening zijn opgenomen. Vooraf is dus na te gaan of een verzoek om informatie kosten met zich brengt.
Is dat bekend, maar is de verzoeker toch niet bereid kosten te dragen, dan doet hij er verstandig aan dit tijdig aan te geven zo leert een recente uitspraak. In het verzoek moet dan duidelijk worden opgenomen dat eiser het verstrekken van de informatie afhankelijk wil stellen van een voorafgaande kostenopgave. Niet onbelangrijk om te weten en om tijdig navraag te doen. Een bestuursorgaan kan natuurlijk uit eigen beweging in de ontvangstbevestiging opnemen dat het behandelen van het verzoek kan leiden tot een rekening. Het is dan aan de verzoeker om tijdig aan te geven of dit wel wenselijk is voor hem of haar.
