Onbevoegd rondneuzen in dossiers: de rechter aan het woord

Iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt is op grond van artikel 32 AVG verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Daaronder valt ook het onbevoegd kennisnemen van die gegevens door derden, zoals werknemers die niet over die gegevens hoeven te beschikken om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren.  Een werkgever is dan ook verplicht om voldoende maatregelen te nemen om te voorkomen dat dossiers worden ingezien zonder functionele noodzaak. Dit geldt eens te meer voor zieken­huizen en andere zorginstellingen die gevoelige persoonsgegevens over de gezondheid van hun patiënten/cliënten verwerken. Aan de beveiliging van dergelijke bijzondere persoons­gegevens worden strenge eisen gesteld.

In dat kader worden zowel technische als organisatorische beveiligingsmaatregelen van de werkgever verwacht. Bij technische beveiligingsmaat­regelen kan worden gedacht aan het technisch beperken van de toegang tot digitale dossiers tot alleen  medewerkers die toegang tot bepaalde persoonsgegevens nodig hebben voor een goede uitvoering van hun werkzaamheden. Bij organisatorische maatregelen moet worden gedacht aan bijvoorbeeld het overeenkomen van geheimhouding. Uit de jurisprudentie die in de afgelopen jaren is verschenen blijkt echter dat met name het opstellen, periodiek bij medewerkers onder de aandacht brengen en consequent handhaven van duidelijke protocollen het verschil maakt.

De kantonrechter Amsterdam oordeelde op 18 augustus 2015 dat een werkneemster van het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis, die herhaaldelijk zonder functionele noodzaak het medisch dossier van haar halfbroer had ingezien, terecht op staande voet was ontslagen. De rechter liet daarbij zwaar meewegen dat zij had gehandeld in strijd met de strikte gedragscode van het ziekenhuis die regelmatig onder de aandacht van het personeel was gebracht en waarvoor zij ook had getekend. De kantonrechter Assen oordeelde op 15 september 2015  dat een werkneemster van Rabobank, die klant­gegevens van de nieuwe vriendin van haar echtgenoot had ingezien en zelfs een BKR-toets had uitgevoerd, daarentegen ten onrechte op staande voet was ontslagen. Ontslag was volgens de rechter een te zware sanctie,  gelet op haar persoonlijke omstandigheden.

Op 29 januari 2016 oordeelde de kantonrechter Rotterdam dat een verpleeg­kundige van het Maasstad Ziekenhuis, die meermaals zonder functionele noodzaak het medisch dossier van de overleden broer van zijn schoonzus had ingezien, ten onrechte op staande voet was ontslagen. De kantonrechter liet in dit oordeel zwaar meewegen dat in de reglementen en richtlijnen van het ziekenhuis niet met zoveel woorden was vastgelegd dat het onbevoegd raadplegen van patiëntdossiers voor het ziekenhuis reden was om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Het Maasstad Ziekenhuis ondervond met dit oordeel het belang van een goed protocol aan den lijve.

Ook de Sociale Verzekeringsbank kreeg op 26 september 2017 van het Hof Den Haag nul op het verzoekschrift. Het Hof oordeelde dat een werkneemster, die liefst 350 keer de inkomens­gegevens van haar buren had geraadpleegd, had horen te begrijpen dat het “neuzen” in financiële gegevens van haar buurtgenoten niet was toegestaan.  Desondanks was ontslag op staande voet een te zware sanctie omdat in de gedragscode van SVB niet concreet was toegelicht welke handelingen wel en niet door de beugel konden. Het Hof voegde daaraan toe dat zeker van een werkgever als SVB mag worden geëist dat zij haar medewerkers op structurele basis voorlicht, onderricht en begeleidt bij het omgaan met vertrouwelijke gegevens.  Daarnaast hoort SVB haar werknemers te waarschuwen voor de eventuele verleiding om de onder een muisklik voort­durend tot hun beschikking staande gegevens zonder zakelijke noodzaak te bekijken en hen regelmatig inscherpen en inbrengen waar de grenzen liggen.

Op 6 februari 2018 oordeelde het Hof Amsterdam dat een secretaresse van een ziekenhuis terecht op staande voet was ontslagen vanwege het herhaaldelijk inzien van het medisch dossier van een collega die als patiënt was binnengebracht op de spoedeisende hulp van het ziekenhuis. Het Hof oordeelde dat de secretaresse bekend was met de gedragscode van het ziekenhuis die regelmatig op de werkvloer werd besproken. Bovendien dient het volgens het Hof “glashelder” te zijn geweest dat de secretaresse  met uiterste zorgvuldigheid met patiëntgegevens moet omgaan sinds de zij in 2013 al een officiële waarschuwing had gekregen vanwege het onterecht inzien van patiëntgegevens. In de officiële waarschuwing was aangekondigd dat een volgende over­treding consequenties zou hebben voor haar dienstverband.

Opmerkelijk is in dit kader ook het besluit van het HagaZiekenhuis in Den Haag. In april 2018 hadden liefst 85 werknemers een officiële waarschuwing gekregen die zonder functionele noodzaak het medisch dossier van televisiepersoonlijkheid ‘Barbie’ hadden ingezien. Het HagaZiekenhuis in Den Haag heeft haar interne protocollen flink aangescherpt nadat ze een boete opgelegd kregen door de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook een werkneemster van een ander ziekenhuis die herhaaldelijk onbevoegd het patiënt-dossier van de ex-vrouw van haar man had ingezien werd op staande voet ontslagen. Het verzoek van de werkneemster om het ontslag te vernietigen werd door de kantonrechter Bergen op Zoom op formele gronden afgewezen. De kantonrechter oordeelde dat indien wel een inhoudelijk oordeel gegeven had moeten worden, het ontslag op staande voet  stand zou hebben gehouden. De werkneemster was op de hoogte gesteld van de consequenties van het onbevoegd inzien van patiëntdossiers door middel van voorschriften, intranet en een e-learningmodule.

In een vergelijkbare zaak oordeelde het Hof Den Bosch dat een werk­neemster die herhaaldelijk onbevoegd de patiëntdossiers van haar broer en schoonzus had ingezien, ernstig verwijtbaar had gehandeld en geen recht had op een transitievergoeding. Het verweer van de werkneemster dat zij niet voldoende op de hoogte zou zijn gesteld van de gedragscode van de werkgever werd door het Hof gepasseerd nu deze herhaaldelijk onder de aandacht van de medewerkers was gebracht in trainingen, op de werkvloer en in berichten op intranet.

De arbeidsovereenkomst van een medewerker van de Belastingdienst die regelmatig de omzet­gegevens van diverse concurrenten opzocht om de concurrentiepositie van zijn eigen restaurant te verbeteren, werd ontbonden op grond van ernstig verwijtbaar handelen zonder toekenning van een transitievergoeding (AR Updates 2020-1493). Eenzelfde lot trof een HR-medewerkster van KLM die om niet-werkgerelateerde redenen het personeels­dossier van een collega had ingezien en documenten uit dit dossier aan haar eveneens bij KLM werkzame partner had gestuurd ten behoeve van een procedure. Het Hof Amsterdam oordeelde op 16 maart 2021 dat zij daarmee ernstig verwijtbaar had gehandeld in strijd met de integriteitsregels van KLM waarmee zij niet alleen vanwege haar HR-functie bekend werd verondersteld, maar ook omdat zij nog recent expliciet en individueel op deze regels was  gewezen. De arbeidsovereenkomst van een advocaat van een Amsterdams kantoor die zonder functionele noodzaak een dossier had ingezien werd door de kantonrechter Amsterdam ontbonden op grond van een verstoorde arbeidsrelatie. Volgens de rechter was echter geen sprake van ernstig verwijtbaar handelen nu de werkgever het dossier zelf had laten rondslingeren in plaats van dit dossier zorgvuldig op te bergen. Dit advocatenkantoor had haar organisatorische beveiliging van persoonsgegevens dan ook bepaald niet op orde.  Ook kan nog de uitspraak van de kantonrechter Rotterdam worden genoemd die op 6 april 2023 de arbeidsovereenkomst met een werkneemster van de Gemeente Rotterdam ontbond op grond van ernstig verwijtbaar handelen zonder toekenning van een transitievergoeding. De werkneemster had onbevoegd financiële gegevens over haar partner opgezocht.

Niet alleen patiëntdossiers en financiële gegevens blijken een grote aantrekkingskracht te hebben op nieuwsgierige ogen: ook vertrouwelijke correspondentie van en aan de directie blijkt in trek. De kantonrechter Haarlem oordeelde dat een secretaresse die een vertrouwe­lijke brief aan de directie had geopend “met geen ander doel dan het bevredigen van haar nieuwsgierigheid” ten onrechte op staande voet was ontslagen vanwege haar persoonlijke omstandigheden. De arbeidsovereen­komst werd echter wel ontbonden vanwege ernstig verwijtbaar handelen zonder toe­kenning van een transitievergoeding. Ook het Hof Den Bosch oordeelde op 31 januari 2019 dat een werknemer die zichzelf regelmatig toegang had verschaft tot het e-mailaccount van de directeur ernstig verwijtbaar had gehandeld. De arbeidsovereenkomst werd beëindigd op grond van een verstoorde arbeidsverhouding zonder toekenning van een transitievergoeding. Een werknemer die bedrijfsstrategische e-mails van de directie had ingezien kwam beter weg omdat het een eenmalige overtreding betrof.  Maar een andere werknemer die e-mails maar drie minuten had ingezien was op staande voet ontslagen, en dat was volgens de kantonrechter Amsterdam wel een te zware sanctie.

Uit de voornoemde jurisprudentie volgt dat het belang van een duidelijke gedragscode nauwelijks kan worden onderschat. Wij adviseren werkgevers dan ook om uitdrukkelijk in de gedragscode op te nemen dat dossiers enkel en alleen mogen worden ingezien als daar een functionele noodzaak toe bestaat en dat het zonder functionele noodzaak inzien van dossiers voor de werkgever aanleiding is om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Al dan niet op grond van een dringende reden voor ontslag op staande voet. Maar daarmee bent u er als werk­gever nog niet: het is minstens zo belangrijk dat de gedragscode bij medewerkers bekend is en door de werkgever ook consequent wordt gehandhaafd. Laat uw medewerkers dan ook tekenen voor ontvangst, plaats de gedragscode op intranet en breng deze regelmatig onder de aandacht van uw medewerkers in nieuwsbrieven of overleggen. Als er binnen uw organisatie een duidelijke gedragscode is vastgesteld, u deze periodiek onder de aandacht van uw medewerkers brengt en u deze consequent handhaaft bij over­tredingen, bestaat een goede kans dat een werknemer die onbevoegd zijn neus in ander­mans zaken steekt, voor de rechter uiteindelijk het deksel op de neus krijgt.

Heeft u vragen over dit onderwerp of een van de voornoemde uitspraken? Wij adviseren u graag!