Praktijktips voor de ondernemer (deel 1)

In veel gevallen kan discussie achteraf worden voorkomen door afspraken schriftelijk vast te leggen.

In de eerste plaats is het hierdoor voor partijen duidelijk wat er over en weer is afgesproken. Bij een mondelinge afspraak wordt bijvoorbeeld vaak niets afgesproken over de onderlinge verantwoordelijkheden, de betalingstermijn en of een totaalprijs inclusief btw is. De tijd nemen om een contractje te maken waarin soort onderwerpen aan bod komen, kan veel gedoe achteraf voorkomen. Daarnaast staat u natuurlijk bewijsrechtelijk sterker wanneer u schriftelijke afspraken kan laten zien.

Verder is een groot voordeel van schriftelijke afspraken dat u uw risico's kunt afdekken. Immers als u slechts een kleine prestatie levert die grote gevolgen kan hebben, liggen er aansprakelijkheidsrisico's op de loer. Een oud maar wel geschikt voorbeeld in dit kader is te vinden in het vonnis Fokker/Zentveld. In die zaak was Zentveld ingehuurd om tegen een uurtarief van fl. 17,50 een vliegtuigvleugel met zijn kraan te verplaatsen. Tijdens het verplaatsen viel de vleugel en hierdoor ontstond voor ongeveer fl 120.000,- aan schade. De onverzekerde ondernemer Zentveld werd voor die schade aangesproken. Na lang procederen vond de Hoge Raad dat de schade niet in redelijkheid door Zentveld kon worden gedragen. De procedure had echter voorkomen kunnen worden als schriftelijk aansprakelijkheid was uitgesloten of gelimiteerd tot een bepaald bedrag.

Met de aanwezigheid van e-mail en internet is het kopiëren van correspondentie zeker niet overal gebruikelijk. Desalniettemin bestaat altijd de kans dat een systeem crasht, e-mails verwijderd worden of dat fysieke correspondentie verdwijnt wegens brand- of waterschade. Zonder kopieën is er dan geen compleet archief meer. Wanneer er nadien geschillen ontstaan is het vaak lastig om te bewijzen dat er afspraken waren over een bepaald onderwerp.

Een voorbeeld van de bewijsrechtelijke problemen die kunnen ontstaan bij een gebrekkige administratie biedt deze uitspraak van de rechtbank Amsterdam uit 2015. De zaak ging om een zanger van levensliederen die een samenwerkingsovereenkomst had gesloten met een muziekopnamestudio en twee tekstschrijvers/producers. Nadat de overeenkomst was beëindigd stelden eisers een boekenonderzoek in bij de zanger. Daaruit concludeerden zij dat ze nog geld kregen van de zanger, hij zou namelijk niet voldoende hebben afgedragen over zijn optredens. De zanger stelde vervolgens dat hij niet (noemenswaardig) betaald was voor een aantal van zijn optredens, maar kon daar geen bewijsstukken voor overleggen. De rechtbank droeg hem daarom op te bewijzen dat hij niet betaald was voor desbetreffende optredens. Het moge duidelijk zijn dat kopieën van e-mails of contracten in zo'n geval uitkomt kunnen bieden.

Voordat een contract gesloten wordt, zijn partijen eerst vaak (langdurig) bezig met onderhandelen. Wanneer er vervolgens een overeenkomst wordt gesloten, kunnen er nog altijd interpretatieverschillen bestaan over de afgesproken prestaties. In dat soort gevallen kan het van belang zijn dat een (onafhankelijke) derde, bijvoorbeeld een advocaat of accountant weet wat er in de onderhandelingen aan bod is gekomen. Zij hebben dan immers ook een idee van wat partijen over en weer van elkaar mochten verwachten.

Ook komt het in de praktijk vaak voor dat er onenigheid bestaat of er überhaupt een overeenkomst is gesloten. Dit aspect mag vreemd lijken, maar in het komt regelmatig voor dat na een mondelinge overeenstemming één van beide partijen stelt dat er geen contract is omdat een schriftelijke overeenkomst ontbreekt. In die gevallen kunnen getuigen van enige toegevoegde waarde zijn. Daarbij moet wel worden opgemerkt dat bij een eventuele rechtsgang een rechter zelf mag bepalen hoeveel waarde hij hecht aan getuigenverklaringen. De aanwezigheid van getuigen kan soms van doorslaggevend belang zijn. Zo ook in deze zaak waar een overeenkomst van geldlening mede werd aangenomen wegens de getuigenverklaringen hierover.

Alle tips lijken open deuren, desalniettemin blijkt het vaak fout te gaan. In een volgend blog zullen meer aanbevelingen aan bod komen. Wilt u daarvan op de hoogte gehouden worden dan kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief in de rechterkolom van deze pagina. Mocht u tot die tijd vragen hebben, dan kunt u natuurlijk altijd contact opnemen.