Wet Huis voor Klokkenluiders: wat betekent dit voor u?

Met de Wet Huis voor Klokkenluiders heeft de wetgever tot doel om de mogelijkheden voor werknemer tot het melden van een vermoeden van een misstand met een maatschappelijk belang te verbeteren, door onderzoek naar misstanden mogelijk te maken en melders van misstanden (zogenoemde “klokkenluiders”) beter te beschermen tegen benadeling. De wet is van toepassing op werknemers en zelfstandigen in zowel de private als de publieke sector.

Uitgangspunt van de wet is dat werknemers een vermoeden van een misstand eerst intern aan de werkgever dienen te melden, zodat deze eerst zelf onderzoek kan doen naar een mogelijke misstand binnen diens onderneming en maatregelen kan treffen om deze tegen te gaan. Om het intern aan de kaak stellen van mogelijke misstanden zo goed mogelijk te faciliteren, voorziet de Wet Huis voor Klokkenluiders in een verplichting werkgevers die in de regel 50 of meer werknemers in dienst hebben, om een klokkenluidersregeling vast te stellen. Deze klokkenluidersregeling, die moet worden goedgekeurd door de OR, dient in ieder geval de volgende onderwerpen te bevatten:

• hetgeen onder een vermoedelijke misstand wordt verstaan;
• hoe door de organisatie met een melding van een vermoedelijke misstand zal worden omgegaan;
• bij welke functionaris(sen) een vermoeden van een misstand kan worden gemeld;
• dat de organisatie de melding desgevraagd vertrouwelijk zal behandelen;
• dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen;
• Onder welke omstandigheden een mogelijke misstand extern kan worden gemeld; en
• Informatie over de wettelijke rechtsbescherming van klokkenluiders.

Het Adviespunt Klokkenluiders, dat in 2012 door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is opgericht om klokkenluiders te adviseren en ondersteunen, heeft via zijn website een model-klokkenluidersregeling (met toelichting) beschikbaar die u binnen uw onderneming kunt toepassen. Deze kunt u hier verkrijgen. Op de website van het Adviespunt Klokkenluiders is tevens aanvullende informatie en een Engelstalig model aan te vragen.

Indien een interne melding niet tot verbetering leidt, indien interne melding niet mogelijk is of in situaties waarin in redelijkheid niet van de werknemer kan worden gevergd dat deze een mogelijke misstand intern meldt, kan de werknemer zich wenden tot een nieuwe instantie: het zogenoemde “Huis voor Klokkenluiders”.

Het Huis voor Klokkenluiders zal bestaan uit twee strikt gescheiden afdelingen: de afdeling ‘Advies’ en de afdeling ‘Onderzoek’. De afdeling ‘Advies’ heeft de taak om werknemers te informeren en te adviseren over de stappen die zij kunnen nemen om een vermoeden van een misstand in- of extern te melden en werknemers daarbij te ondersteunen. Daarnaast kan de afdeling ‘Advies’ werknemers doorverwijzen naar bevoegde bestuursorganen en/of toezichthoudende instanties. De afdeling ‘Onderzoek’ kan op verzoek van een melder of uit eigen beweging onderzoek instellen naar een mogelijke misstand. Ook kan de afdeling ‘Onderzoek’ een onderzoek instellen naar de wijze waarop de werkgever zich ten opzichte van de werknemers heeft gedragen na een voorafgaande interne melding van het vermoeden van een misstand.

Een werknemer kan de afdeling ‘Onderzoek’ van het Huis voor Klokkenluiders schriftelijk verzoeken een onderzoek in te stellen. In het verzoekschrift dienen in elk geval de naam en adresgegevens van de werknemer, de datum van het verzoek, een omschrijving van de vermoedelijke misstand en de gronden waarop het vermoeden is gebaseerd te worden opgenomen. Een anoniem verzoek tot onderzoek behoort dus niet tot de mogelijkheden. De afdeling ‘Onderzoek’ is in beginsel verplicht het verzoek te honoreren, maar kan  weigeren een onderzoek in te stellen  indien (onder meer) het vermoeden evident ongegrond is; het vermoeden zonder gegronde reden niet intern is gemeld; de ernst van de misstand onvoldoende is; het maatschappelijk belang bij het onderzoek onvoldoende is; de misstand reeds eerder door het Huis voor Klokkenluiders is onderzocht of over de misstand reeds een onherroepelijke rechterlijke uitspraak is gewezen. Daarnaast kan het Huis het onderzoek afbreken indien de melder aan het onderzoek onvoldoende zijn medewerking verleent of uit nieuwe feiten blijkt dat de melding evident ongegrond is.

De afdeling ‘Onderzoek’ is bevoegd inlichtingen te vragen en inzage te vorderen in zakelijke gegevens en documenten. De afdeling ‘Onderzoek’ kan tevens getuigen en deskundigen horen. De werkgever en diens ondergeschikten, waaronder de melder, zijn verplicht aan het onderzoek hun volledige medewerking te verlenen. Medewerking kan slechts worden geweigerd indien het inlichtingen of stukken betreft waarvan het verstrekken in strijd is met het belang van de nationale veiligheid of een schending van een beroepsgeheim of wettelijk voorschrift oplevert. Ook kan er geweigerd worden indien de persoon zichzelf of zijn bloedverwanten aan het gevaar van een strafrechtelijke veroordeling zou blootstellen.

Nadat het onderzoek is afgerond, brengt de afdeling ‘Onderzoek’ een rapport met concrete aanbevelingen uit over de geconstateerde feiten. Dit rapport wordt zowel aan de werkgever als de melder toegezonden, die zich over het rapport kunnen uitlaten. Vervolgens kan de afdeling besluiten het rapport naar aanleiding van het commentaar van de werkgever en/of de melder aan te passen. Tijdens en na afloop van het onderzoek zijn de werkgever, de melder en alle betrokken verplicht om geheimhouding te betrachten ten aanzien van de mogelijke misstand en het onderzoek. Als een onderzoek is ingesteld mag de werknemer dus niet naar de media stappen. Als het onderzoek is afgerond en de werkgever en de melder zich over het rapport hebben kunnen uitlaten, kan het Huis voor Klokkenluiders wel besluiten het rapport openbaar te maken.

Met de Wet Huis voor Klokkenluiders wordt de rechtspositie van klokkenluiders versterkt door de invoering van een nieuw artikel 7:658c BW per (naar verwachting) 1 juli 2016 dat bepaalt dat een werknemer niet vanwege zijn melding van een misstand mag worden benadeeld door zijn werkgever. Onder benadelen wordt verstaan:

• Het verlenen van ontslag anders dan op eigen verzoek ;
• Het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijke arbeidsovereenkomst wanneer die verlenging overigens in de rede zou hebben gelegen;
• Het overplaatsen of het weigeren van een verzoek daartoe;
• Het treffen van een ordemaatregel;
• Het onthouden van salarisverhoging;
• Het onthouden van promotiekansen;
• Het afwijzen van verlof.

Wil de werknemer zich kunnen beroepen op het benadelingsverbod, dan dient de werknemer aan een aantal eisen te voldoen. In de eerste plaats dient sprake te zijn van een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een misstand. Vervolgens dient de werknemer de melding van een vermoeden van een misstand te goeder trouw en naar behoren te hebben gedaan. Tot slot dient de werknemer in procedureel en materieel opzicht zorgvuldig te hebben gehandeld.

Houdt u een onderneming in stand waar in de regel 50 of meer werknemers in dienst zijn? Dan bent u met ingang van 1 juli 2016 verplicht om een klokkenluidersregeling voor uw onderneming vast te stellen. Wij adviseren u daarmee niet tot 1 juli 2016 te wachten. De klokkenluidersregeling moet immers worden goedgekeurd door uw Ondernemingsraad, die enige tijd nodig zal hebben om de door u voorgestelde regeling te bestuderen en daar een oordeel over te vormen. Het is verstand om de Ondernemingsraad in een vroegtijdig stadium bij de ontwikkeling en vaststelling van uw klokkenluidersregeling te betrekken om nodeloze discussie op een later moment te voorkomen.

Heeft u eenmaal met uw Ondernemingsraad overeenstemming bereikt over een geschikte klokkenluidersregeling? Overhandig uw medewerkers dan een exemplaar van de regeling en reik uw regeling eveneens uit als nieuwe medewerkers in dienst treden. Laat bestaande en nieuwe medewerkers tekenen voor ontvangst, zodat u kunt bewijzen dat u uw medewerkers over de regeling heeft geïnformeerd. Zorg er daarnaast voor dat uw regeling te allen tijde inzichtelijk is voor uw medewerkers door uw regeling op intranet te plaatsen of op een kenbare plaats ter inzage neer te leggen.

Wij adviseren u om gebruik te maken van de modelregeling van het Adviespunt Klokkenluiders nu deze regeling aan alle wettelijke vereisten voldoet. Uiteraard staat onze sectie Arbeidsrecht voor u klaar om u bij het vaststellen van uw klokkenluidersregeling te assisteren.