Hoe om te gaan met certificeringsperikelen bij aanbestedingen?
Bij aanbestedingen zijn certificaten vaak vereist. Dit dient als bewijsmiddel om aan te tonen dat een inschrijver over een kwaliteitssysteem beschikt. Het kan voorkomen dat een inschrijver niet tijdig over een certificaat beschikt. Dit kan tot discussies leiden (en mogelijk zelfs tot uitsluiting).
In deze blog bespreek ik hoe je het beste om kunt gaan met certificeringsperikelen.
Certificaat als geschiktheids- of uitvoeringseis?
Allereerst is het van belang om te kijken hoe de certificeringseis exact is uitgevraagd. Wat wordt er precies geëist? Hoe is de eis bewoord? Waar is de eis geplaatst in het aanbestedingsdocument? Een certificaat kan bijvoorbeeld in de vorm van een geschiktheids- of uitvoeringseis worden verlangd. Het verschil daartussen is dat geschiktheidseisen bij de aanbesteding moeten worden gecontroleerd en uitvoeringseisen pas bij de uitvoering. Op deze regel bestaat een uitzondering (zie in dat kader deze blog van mijn kantoorgenoot).
Certificeringsproces
Om een certificaat te verkrijgen, moet een certificeringsproces worden doorlopen. Dit neemt veel tijd in beslag en is kostbaar. Marktpartijen maken daarom de afweging om de certificering uit te stellen totdat het voor het inschrijven op aanbestedingen noodzakelijk is geworden. Dit kan ertoe leiden dat de inschrijver binnen de inschrijftermijn nog niet over het voorgeschreven certificaat beschikt.
Gelijkwaardige certificaten of andere bewijzen
Het ontbreken van een certificaat hoeft niet fataal te zijn. Volgens artikel 2.96 lid 2 van de Aanbestedingswet moeten aanbestedende diensten ook gelijkwaardige certificaten of andere bewijzen van gelijkwaardige maatregelen accepteren.
In het geval van 'andere bewijzen' moet de inschrijver aantonen dat:
- hij de certificaten niet binnen de gestelde termijn kon verwerven om redenen die hem niet kunnen worden aangerekend, en
- de voorgestelde maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking aan de kwaliteitsnormen voldoen.
De Aanbestedingswet noch de aanbestedingsrichtlijn geven uitsluitsel over wat onder “redenen die hem niet kunnen worden aangerekend” moet worden verstaan. Ook is de vraag op welk moment de aanbestedende dienst mag aannemen dat de door de inschrijver voorgestelde maatregelen voldoen. Hieronder bespreek ik twee uitspraken waar deze materie aan bod komt.
Noodzaak van tijdig een aanvraag doen
In een recente zaak speelde een certificeringsdiscussie. De aanbestedende dienst verlangde in het kader van een geschiktheidseis om een ISO 9001-2015-certificaat. Vaststond dat de winnaar hier niet over beschikte. De rechter boog zich vervolgens over de vraag of dit aan hem was toe te rekenen.
Dat bleek wel het geval te zijn. Er was nog geen aanvraag voor het certificaat gedaan. Dat het behalen van een dergelijk certificaat gemiddeld zes maanden duurt, is in dit kader onvoldoende.
De gunningsbeslissing kon hier daarom niet in stand blijven. Hierbij de link naar de uitspraak.
Onafhankelijke audit vereist
In een andere zaak speelde een soortgelijke discussie. De aanbestedende dienst stelde als geschiktheidseis dat inschrijvers over een VCA-certificaat moesten beschikken. Ook hier stond vast dat de winnaar daar niet over beschikte.
Vervolgens was de vraag of de aanbestedende dienst mocht concluderen dat de door de inschrijver voorgestelde maatregelen voldoen. De rechter oordeelde van niet.
Om een dergelijk certificaat verleend te krijgen, is een geslaagde audit door een erkende en onafhankelijke certificerende instelling verplicht. Daarmee wordt getoetst of de marktpartij gedurende drie maanden aan de kwaliteitsnormen voldoet.
Dat een derde partij ingeschakeld was voor de begeleiding van het VCA-traject, een audit was uitgevoerd en er een handboek was verstrekt, bleek in dit geval niet voldoende. De door de inschrijver ingehuurde (en betaalde) organisatie kon volgens de rechter niet als onafhankelijk worden beschouwd. Daarmee was de verrichte audit niet onafhankelijk en kon de aanbestedende dienst niet concluderen dat de inschrijver al drie maanden aan de kwaliteitsnormen voldoet.
De gunningsbeslissing kon ook hier daarom niet in stand blijven. Benieuwd naar de uitspraak? Deze vindt u hier.
Slotsom en enkele vuistregels
Bij het inschrijven op aanbestedingen is het van groot belang om te controleren of je over de vereiste certificeringen beschikt. Als dat niet het geval is, dien dan direct een aanvraag in en documenteer alles zorgvuldig. Zo kun je aantonen dat eventuele vertragingen in het verkrijgen van het certificaat niet aan jou kunnen worden toegeschreven. Zorg er ook voor dat er een audit plaatsvindt door een onafhankelijke organisatie.
Heb je vragen over certificeringsperikelen bij aanbestedingen? Neem gerust contact met mij op. Mijn contactgegevens vind je aan de zijkant van deze pagina.