Werkgevers: actie vereist ter voorkoming van een overschot aan vakantiedagen van werknemers

Werknemers moeten er op bedacht zijn dat hun wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen niet oneindig kunnen worden opgespaard en opgenomen kunnen worden. Daar zijn namelijk grenzen aan verbonden. Vakantiedagen kunnen namelijk vervallen of verjaren. Verjaring houdt in dat de na verloop van de verjaringstermijn een vordering niet meer via de rechter kan worden afgedwongen. De verjaring kan door de werknemer wel worden gestuit, daardoor begint de verjaringstermijn opnieuw te lopen. Stuiting is niet mogelijk bij verval van vakantiedagen.

Sinds 1 januari 2012 vervallen (in plaats van verjaren) wettelijke vakantiedagen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de vakantie is opgebouwd, tenzij de werknemer tot aan dat tijdstip redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen. Vakantiedagen die in 2021 zijn opgebouwd, vervallen daarmee op 1 juli 2022.

Toch is daarmee nog niet het hele verhaal verteld. Uit Europese rechtspraak volgt namelijk dat van de werkgever mag worden verwacht om concreet en in alle transparantie ervoor te zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om zijn vakantie met behoud van loon op te nemen en hem als dat nodig is daar formeel toe aan te zetten.

Daar stopt de verplichting van de werkgever echter nog niet. De werkgever moet de werknemer namelijk ook op precieze wijze en tijdig erover informeren dat hij de vakantiedagen aan het einde van die zes maanden verliest. Een vergaande zorg- en informatieverplichting dus. Voldoet de werkgever niet aan deze verplichting, dan vervallen de wettelijke vakantiedagen niet na zes maanden. Het is overigens de werkgever die voldoende feiten moet stellen waaruit volgt dat hij aan zijn verplichting heeft voldaan én dit eventueel moet bewijzen. Zoals in de hieronder te bespreken uitspraak0, gaat dit nog weleens mis.

Wat gebeurt er dan met wettelijke vakantiedagen die niet na zes maanden zijn vervallen of met bovenwettelijke vakantiedagen? Een rechtsvordering tot toekenning van die vakantiedagen kunnen vijf jaar na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan verjaren. Er geldt echter wel een belangrijke kanttekening: de verjaringstermijn voor de wettelijke vakantiedagen kan buiten toepassing worden verklaard als de werknemer door toedoen van de werkgever die vakantiedagen niet heeft kunnen opnemen. Zoals we in de hier te bespreken uitspraak zullen zien, heeft dat vergaande consequenties.

Wat speelde er in deze zaak? Het ging in deze zaak om een werknemer – een advocaat – in dienst van een advocatenkantoor sinds 7 november 2005. Partijen hadden sinds 2018 een conflict over het aantal vakantiedagen die de werknemer wel of niet zou hebben genoten. Dit conflict escaleert.

De werkgever verzoekt de kantonrechter om op enig moment de arbeidsovereenkomst te ontbinden. De kantonrechter gaat daar in mee en ontbindt de arbeidsovereenkomst.

Belangrijker in dit verband is dat de werknemer in deze procedure om de uitbetaling van 265,5 opgebouwde, maar niet-genoten vakantiedagen verzoekt. De kantonrechter gaat daar maar voor een deel in mee: de werkgever wordt veroordeeld tot betaling van 22 vakantiedagen. De werknemer komt hiertegen in hoger beroep en vordert de uitbetaling van 251,25 vakantiedagen.

Het hof stelt eerst vast dat de werknemer sinds het begin van zijn arbeidsovereenkomst tot aan het einde daarvan op 31 december 2020 in totaal 251,25 niet-genoten vakantiedagen heeft opgebouwd.

Het hof komt vervolgens toe aan de kern van deze zaak: zijn de wettelijke vakantiedagen vervallen of verjaard. Het hof verwijst eerst naar de (hierboven genoemde) Europese uitspraak waaruit voor de werkgever een vergaande zorg- en informatieverplichting rust.

Verval wettelijke vakantiedagen

De werkgever stelde zich in deze procedure op het standpunt aan zijn zorg- en informatieverplichting te hebben voldaan. De werkgever verwees daarbij naar een schriftelijke verklaring waarin een betrokkene heeft verklaard samen met de werkgever in de periode 2014 en 2015 de werknemer meerdere keren erop te hebben gewezen dat zijn vakantiedagen zouden vervallen als hij geen vakantie zou nemen. Hierin stond dat de werknemer het verval van die vakantiedagen geen probleem vond en dat de werknemer door de werkgever meerdere keren is aangespoord om met enige regelmaat vakantie te nemen. Toch vindt het hof deze verklaring onvoldoende. Er volgt volgens het hof niet uit hoe vaak, op welk moment en op welke wijze de werknemer op het verval van de vakantiedagen is gewezen. Ook het e-mailbericht van de werkgever aan de werknemer waarin aan de werknemer wordt gevraagd of hij zijn vakantie zou willen opgeven, omdat het niet de bedoeling is dat hij zijn vakantiedagen opspaart, is voor het hof onvoldoende. Dit bericht houdt volgens het hof namelijk niet meer in dan een verzoek aan de werknemer om vakantiedagen op te geven ter voorkoming van een stuwmeer aan vakantiedagen.

Aardig is verder nog dat de werkgever erop wijst dat de werknemer pertinent weigerde met vakantie te gaan, dat hij de werknemer aanspoorde om vakantie op te nemen, het verval en de verjaring van die vakantiedagen heeft besproken en gedurende zijn gehele dienstverband regelmatig heeft geadviseerd over vakantie gerelateerde kwesties en dus bekend was met het bestaan, de inhoud en gevolgen van de vervalregeling. Maar ook dit kan de werkgever niet baten, omdat het volgens het hof de zorg- en informatieverplichting niet minder vergaand is omdat de werknemer bekend is met deze regeling.

Het hof komt vervolgens tot de conclusie dat de werkgever onvoldoende feiten heeft gesteld waaruit zou volgen dat hij aan zijn zorg- en informatieverplichting heeft voldaan. De wettelijke vakantiedagen zijn dus niet vervallen.

Verjaring wettelijke vakantiedagen

Zijn deze vakantiedagen inmiddels dan wel verjaard? Zoals in het begin van de blog gesproken werd over, de verjaren wettelijke vakantiedagen die niet zijn vervallen in beginsel namelijk na vijf jaar. De werknemer heeft op dit punt het standpunt ingenomen dat de verjaringstermijn buiten toepassing moet worden gelaten omdat het in strijd is met artikel 31 lid 2 Handvest van de grondrechten van de EU. De werknemer vindt namelijk dat hij door toedoen van de werkgever die vakantiedagen niet heeft opgenomen. Het hof gaat hier ook in mee en verklaart de verjaringstermijn in dit geval buiten toepassing, omdat de werkgever niet aan zijn zorg- en informatieverplichting heeft voldaan. De verstrekkende consequentie daarvan is dus dat dat de wettelijke vakantiedagen niet zijn vervallen of verjaard.

Voor werkgevers geldt dat zij hun zorg- en informatieverplichting serieus moeten nemen. Het onvoldoende in acht nemen van deze verplichting, kan verstrekkende (financiële) consequenties met zich mee brengen. In het bijzonder met betrekking tot personeel dat al geruime tijd in dienst is. Het niet naleven van die verplichting kan er namelijk toe leiden dat vakantiedagen uit een ver verleden toch moeten worden uitbetaald.

Deze uitspraak onderstreept opnieuw hoe ver die zorg- en informatieverplichting gaat. Aan werkgevers de tip om werknemers concreet, proactief en tijdig in staat te stellen vakantie op te nemen, hen daar formeel toe aan te zetten indien nodig én erop te wijzen dat deze vakantiedagen vervallen na zes maanden na het jaar waarin die dagen zijn opgebouwd. Aan te raden is om dit periodiek én schriftelijk te doen. Een reminder in het personeelssysteem kan daarbij handig zijn. En wellicht een open deur: maar bewaar deze schriftelijke mededelingen ook goed. 

Mocht u vragen hebben over de consequenties van deze uitspraak of meer in algemene zin aanlopen tegen dergelijke kwesties, neem dan contact op met Alex Olsthoorn.