Bestuurders opgelet: de jaarrekening 2016 op 8 november a.s. al deponeren?
Alle vennootschappen zijn wettelijk verplicht om een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. De verplichting tot deponering is aan termijnen verbonden. Het overschrijden van deze termijnen kan zowel voor de vennootschap als voor haar bestuurders vergaande gevolgen hebben.
Verkorting termijn deponering
De termijn voor het deponeren van de jaarrekening is door inwerkingtreding van de Uitvoeringswet richtlijn jaarrekening verkort. Voorheen moest de jaarrekening binnen 13 maanden na afloop van het boekjaar worden gedeponeerd. Deze termijn is verkort naar 12 maanden. In gevallen waarin er sprake is van een vennootschap waarvan alle aandeelhouders tevens bestuurders zijn, geldt zelfs een kortere termijn van 10 maanden en 8 dagen.
Deze nieuwe termijnen zijn ingegaan op 1 januari 2016 en hebben gevolgen voor de jaarrekening over boekjaren die op of na 1 januari 2016 zijn aangevangen. Bij een boekjaar dat gelijk loopt aan een kalenderjaar, valt de jaarrekening over 2016 dus onder het nieuwe regime.
Termijn: uitgangspunt
Uitgangspunt is dat het bestuur van een vennootschap de jaarrekening binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar moet opmaken. Het bestuur kan van de algemene vergadering één keer een uitstel krijgen van 5 maanden. Nadat ook deze tweede termijn is verstreken moet de jaarrekening binnen 2 maanden worden vastgesteld én gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. De jaarrekening over 2016 moet dus uiterlijk 31 december 2017 gedeponeerd zijn.
Termijn: alle aandeelhouders zijn tevens bestuurder
Op vennootschappen waarvan alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, zijn nog kortere termijnen van toepassing. Dit komt omdat in dat geval de ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders gelijk wordt gesteld met de vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering (als ook aan enkele andere vereisten wordt voldaan). Deponering van deze vastgestelde jaarrekening moet vervolgens binnen 8 dagen na vaststelling plaatsvinden. De jaarrekening van deze vennootschappen moet dus binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar moet zijn gedeponeerd. In de praktijk houdt dit in dat de jaarrekening over 2016 uiterlijk op 8 november 2017 moet worden gedeponeerd.
Afwijkende statuten
De kans is groot dat in de statuten van de vennootschap de oude termijn van 13 maanden nog is opgenomen. De omstandigheid dat de statuten nog niet op het nieuwe regime zijn aangepast, neemt niet weg dat de in deze blog besproken nieuwe wettelijke termijnen van toepassing zijn. Indien u binnenkort de statuten van uw vennootschap gaat wijzigen, is het verstandig om tegelijkertijd ook de termijn voor deponering aan te passen.
Risico's te laat deponeren
Het is zowel voor de vennootschap als voor haar bestuurders van groot belang om de nieuwe wettelijke termijnen in acht te nemen, omdat het niet tijdig deponeren grote gevolgen kan hebben. Naast dat er dan sprake is van een economisch delict, kan te laat deponeren leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid ingeval van een faillissement van de vennootschap.
Vragen?
Mocht u over het bovenstaande onderwerp nog vragen hebben dan kan u contact opnemen met Alexandra van den Eijnden.