De bouw en afbraak van het personeelsdossier: update over de regels rond het personeelsdossier

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat persoonsgegevens enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden mogen worden verzameld en bewaard indien wordt voldaan aan ten minste één van de grondslagen voor verwerking uit artikel 6 AVG. Op grond van artikel 6 lid 1 sub b AVG is de verwerking van persoonsgegevens onder meer toegestaan indien noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is. Het moet dan gaan om situaties waarin het zonder de verwerking van persoonsgegevens feitelijk onmogelijk is om op goede wijze uitvoering te geven aan een overeenkomst. Dit artikel biedt dan ook een goede grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in een personeelsdossier. Een werkgever moet bijvoorbeeld bekend zijn met het bankrekeningnummer van een werknemer om het loon te kunnen overmaken, gespreksverslagen te bewaren om gemaakte afspraken te kunnen aantonen en waarschuwingen te bewaren om ontslag mogelijk te maken.

De AVG geeft geen maximaal toegestane bewaartermijn voor de persoonsgegevens in het personeelsdossier. Artikel 5 lid 1 sub e AVG schrijft echter voor dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard (in een vorm die het mogelijk maakt om de werk­nemer te identificeren) dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Persoonsgegevens in het personeelsdossier dienen dus te worden vernietigd zodra er geen noodzaak meer bestaat voor de werkgever om deze gegevens nog langer te bewaren. De Autoriteit Persoons­gegevens geeft daarvoor als richtlijn dat persoonsgegevens binnen uiterlijk twee jaar na het einde van het dienstverband dienen te worden vernietigd. Het langer bewaren van persoonsgegevens is uitsluitend toegestaan indien:

1. een wettelijke bewaarplicht bestaat; of
2. dat noodzakelijk is in verband met een mogelijke juridische procedure.

De werkgever die persoonsgegevens langer bewaart dan toegestaan, riskeert een onderzoek door de Autoriteit Persoonsgegevens. Op basis van dit onderzoek kunnen door de AP hoge boetes worden opgelegd. Het is dan ook belangrijk om persoons­gegevens tijdig uit het personeelsdossier te verwijderen.

Gegevens uit salarisadministratie: tot zeven jaar na einde overeenkomst

De werkgever is op grond van fiscaalrechtelijke wet- en regelgeving verplicht om gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, te bewaren tot zeven jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst. Dit geldt voor onder meer voor:

• de persoonlijke gegevens;
• het BSN-nummer van een werknemer;
• de datum van indiensttreding;
• salarisspecificaties;
• jaar­opgaven;
• de pensioenadministratie;
• declaraties;
• gegevens omtrent sociale verzekerings­afdrachten;
• een eventuele afstands­verklaring woon-werkverkeer.

Loonbelastingverklaringen: tot vijf jaar na einde overeenkomst

Daarnaast is de werk­gever verplicht om loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren tot vijf jaar is verstreken na het einde van het dienstverband.

Overige persoonsgegevens: tot twee jaar na einde overeenkomst

Voor alle andere persoonsgegevens geldt in beginsel een bewaartermijn tot maximaal twee jaar na het einde van het dienstverband. Denk hierbij aan:

• de arbeidsovereenkomst;
• beoordelingen;
• verslagen van functioneringsgesprekken en andere gespreksverslagen;
• gegevens met betrekking tot verlof en verzuim;
• waarschuwingen;
• correspondentie met betrekking tot aan de werknemer verstrekte;
• bedrijfseigendommen;
• documenten met betrekking tot het ontslag van een werknemer zoals een vaststellingsovereenkomst of beschikking van de kantonrechter.

Van deze bewaartermijnen kan worden afgeweken indien het noodzakelijk is om gegevens langer te bewaren in verband met een (mogelijke) juridische procedure. Persoonsgegevens dienen in dat geval te worden vernietigd zodra er geen noodzaak meer bestaat om deze nog langer te bewaren, hetgeen bijvoorbeeld het geval is na:

1. het verstrijken van de termijn waar­binnen rechtsmaatregelen kunnen worden ingesteld;
2. het onherroepelijk worden van een vonnis; of
3. indien een arbeidsconflict of andere kwestie op andere wijze definitief is opgelost.

Van de werkgever wordt om die reden niet gevraagd ‘bewijs­materiaal’ te vernietigen.

Sollicitanten

Voor persoonsgegevens van sollicitanten (zoals een C.V., een diploma, een rapport van een assessment of een motivatiebrief) geldt dat als de sollicitant wordt aangenomen, deze persoonsgegevens mogen worden bewaard tot twee jaar na het einde van het dienst­verband. Als de sollicitant echter niet wordt aangenomen, dienen deze gegevens in beginsel binnen vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure te worden vernietigd. Dit is slechts anders als de sollicitant uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om zijn persoonsgegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld met oog op eventuele nieuwe vacatures in de toekomst. In dat geval mogen gegevens tot één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure worden bewaard.

Uitzendkrachten

In de bouw wordt veel gebruik gemaakt van uitzendkrachten. De werkgever is verplicht om voor aanvang van de uitzending de identiteit van een uitzendkracht te controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De werkgever mag daarvan echter geen kopie opslaan in de eigen personeelsadministratie. Dat is namelijk de taak van het uitzendbureau als de eigenlijke werkgever van de uitzendkracht. Dit is anders als het een uitzendkracht van buiten de EU, de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland betreft. Dan is de werkgever verplicht om tot vijf jaar na het einde van de uitzendperiode een kopie van het identiteits­bewijs van de uitzend­kracht te bewaren.

ZZP’ers

Voor ZZP’ers van buiten de EU, EER of Zwitserland geldt hetzelfde. De overeenkomst van opdracht met een ZZP’er en de door de ZZP’er ingediende facturen vallen onder de fiscale bewaarplicht en dienen om die reden tot zeven jaar na de inzet van de ZZP’er te worden bewaard.

Op grond van artikel 15 AVG kan een werknemer zijn werkgever verzoeken om inzage in de gegevens die de werkgever over hem verwerkt. Een enkel beroep op artikel 15 AVG: de werknemer hoeft voor een verzoek om inzage geen reden op te geven. Als een werk­nemer om inzage in zijn personeelsdossier verzoekt is de werkgever verplicht om binnen vier weken een kopie van het volledige personeelsdossier aan de werknemer te verstrekken of de werknemer digitaal toegang te bieden tot zijn personeelsdossier. De werkgever mag daarvoor geen kosten in rekening brengen. Als de werknemer om meerdere kopieën vraagt mag de werkgever echter wel een redelijke vergoeding voor administratieve kosten vragen.

Weigering inzage door werkgever

Een verzoek om inzage kan alleen worden geweigerd als dit gemotiveerd wordt door de werkgever. De werkgever moet aan de hand van objectieve argumenten kunnen uitleggen waarom geen (volledige) inzage kan worden verstrekt. Inzage kan bijvoorbeeld worden geweigerd als de belangen van derden om bepaalde gegevens niet te verstrekken, zwaarder wegen dan het belang van de werknemer bij inzage. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de notulen van een overleg waarin is besproken dat werknemer A in aanmerking komt voor een bonus maar werknemer B niet goed functioneert. Als werknemer A dan om inzage in zijn personeels­dossier verzoekt, verzetten de gerechtvaardigde belangen van werknemer B zich ertegen dat ook deze notulen aan hem worden verstrekt. Er is overigens niet snel aanleiding om stukken volledig achter te houden. De gerechtvaardigde belangen van werknemer B in dit voorbeeld kunnen immers voldoende worden beschermd door de delen van de notulen die op hem betrekking hebben te anonimiseren.

Corrigeren onjuiste persoonsgegevens

Naast dit recht op inzage hebben werknemers op grond van artikel 16 AVG het recht om de werkgever te verzoeken om onjuiste persoonsgegevens te corrigeren. Dit recht is beperkt tot de correctie van feitelijke onjuistheden in het personeelsdossier en is nadrukkelijk niet bedoeld voor het corrigeren van beoordelingen, waarnemingen en conclusies waarmee een werknemer het niet eens is. Artikel 17 AVG kent werknemers het recht toe om de werkgever te verzoeken om persoonsgegevens uit het personeelsdossier te verwijderen indien de werk­nemer aannemelijk kan maken dat deze gegevens onrechtmatig zijn verwerkt of niet (meer) noodzakelijk zijn voor de doelen waarvoor deze zijn verzameld of verwerkt.

In de volgende blogs zullen wij u bijpraten over:

Deel 2: cameratoezicht op de bouwplaats;

Deel 3: biometrische toegangscontrole tot de bouwplaats;

Deel 4: digitalisering van het personeelsdossier.

Heeft u vragen over het opbouwen of vernietigen van het personeelsdossier? Neem dan contact op met privacy- en arbeidsrechtexpert Emiel de Joode.