Betekenen in het buitenland: een grensoverschrijdende grabbelton?

De meeste handelsgeschillen starten met de bezorging van een dagvaarding bij de wederpartij. Als er alleen Nederlandse partijen zijn levert dit meestal geen problemen op. Een procedure kan vrij snel gestart worden, tussen de bezorging van de dagvaarding (het zogenaamde ‘betekenen’) en de eerste behandeldatum bij de rechtbank moet tenminste een week zitten (artikel 114 Rv).

Het is echter ingewikkelder als de dagvaarding naar het buitenland moet. De (internationale) regels die dan gelden brengen mee dat de bezorging van de dagvaarding vaak erg lang duurt en bijgevolg ook de eerste (inhoudelijke) behandeldatum bij de rechtbank.

De regels voor het bezorgen van dagvaardingen binnen Europa staan in de zogenaamde Betekeningsverordening. Daarin staat dat een Nederlandse deurwaarder de dagvaarding naar zijn buitenlandse evenknie moet sturen, de zogenaamde ontvangende instantie. Elk Europees land heeft eigen ontvangende instanties, dat kunnen lokale deurwaarders zijn maar ook rechtbanken. De betekeningsverordening bepaalt dat de ontvangende instanties de verplichting hebben om de dagvaarding volgens de lokaal geldende regels te bezorgen. In de praktijk zijn daarbij twee onderwerpen erg belangrijk.

Ten eerste staat in de wet (artikel 115 Rv) dat er minimaal vier weken moeten zitten tussen het moment dat de deurwaarder de dagvaarding verstuurd en het moment dat de rechtbank de zaak in behandeling neemt. Dat is dus een stuk langer dan de week die ‘normaal’ gesproken geldt. Het is overigens mogelijk een verkorting van deze termijn te vragen, maar dat moet vooraf apart verzocht worden.

Ten tweede moet de ontvangende instantie, twee standaardformulieren terugsturen naar de Nederlandse deurwaarder. Eén ontvangstbevestiging en één certificaat waaruit blijkt dat het stuk ook daadwerkelijk volgens de lokale regels bezorgd is bij de wederpartij. In de praktijk komt het echter regelmatig voor dat het erg lang duurt voordat de certificaten teruggestuurd worden. Dat kan maanden duren en soms worden ze zelfs helemaal nooit teruggestuurd. Het wachten op de certificaten lijkt dan ook op een grabbelton, je weet van tevoren niet wat eruit komt.

Helaas, kan die grabbelton voor veel vertraging zorgen. Als de certificaten (met name die over de lokale betekening) ontbreken, kan een Nederlandse rechtbank niet vaststellen dat de dagvaarding de buitenlandse wederpartij heeft bereikt. Als daarover onzekerheid bestaat wil een rechtbank de zaak meestal niet inhoudelijk behandelen. Gelukkig geeft de Betekeningsverordening ook een oplossing. Als de certificaten na zes maanden nog steeds niet ontvangen zijn mag de rechtbank de zaak toch inhoudelijk behandelen. Dat zijn dan echter wel zes maanden vertraging die je niet zou hebben gehad als het een geschil zou zijn geweest met alleen Nederlandse partijen.

Als de wederpartij niet in Europa gevestigd is kan het Haags betekeningsverdrag uit 1965 van toepassing zijn. In 2022 zijn 79 landen partij bij dat verdrag. De systematiek van het verdrag is soortgelijk als die van de betekeningsverordening. Elk land heeft ‘autoriteiten’ aangewezen die verantwoordelijk zijn voor de ontvangst, het doorsturen en ten slotte de bezorging van een dagvaarding. In Nederland betekent dit dat een deurwaarder de dagvaarding bezorgt bij het openbaar ministerie en dat het openbaar ministerie de dagvaarding doorstuurt naar de buitenlandse autoriteit die voor bezorging verantwoordelijk is. Ook bij dit verdrag is de gedachte dat autoriteiten (standaard)formulieren terug sturen. Helaas, blijkt in de praktijk dat die formulieren vaak niet retour komen. In zo’n geval geldt (wederom) dat een rechtbank dan pas na zes maanden de zaak inhoudelijk kan behandelen.

Ten slotte kan het nog voorkomen dat een buitenlandse partij in een land woont of gevestigd is dat niet valt onder de regels van de betekeningsverordening of het betekeningsverdrag. In dat geval geeft artikel 55 Rechtsvordering een oplossing. De dagvaarding mag dan aan het Nederlandse Openbaar Ministerie (OM) betekend worden. De bedoeling is dat het OM dan via het ministerie van Buitenlandse zaken haar best doet om de dagvaarding bij de buitenlandse wederpartij te krijgen. Overigens bepaalt artikel 115 Rv in dat geval dat er in elk geval drie maanden tussen het betekenen en de eerste behandeldatum bij de rechtbank in acht genomen moeten worden.

Conclusie

In het handelsverkeer realiseren maar weinig partijen dat de regels over het bezorgen van een dagvaarding een rechtszaak met internationale aspecten erg kan vertragen. Niet alleen zijn de dagvaardingstermijnen langer (vier weken of drie maanden in plaats van een week), maar ook zijn meestal certificaten nodig om te bewijzen dat de dagvaarding bij de wederpartij bezorgd is. Ontbreken die bewijzen dan kan dat betekenen dat een rechtbank de zaak pas na zes maanden inhoudelijk behandelt.

Wilt u advies over betekenen in Nederland of het buitenland? Neem dan contact op met Daan Becht of een van onze andere specialisten procesrecht.