Uit de media en diverse onderzoeken volgt dat organisaties in toenemende mate overwegen werknemers na de coronacrisis standaard (een deel) op afstand te laten werken. Interne (HR-)systemen en procedures worden ook in toenemende mate gedigitaliseerd. Denk hierbij aan contractonderhandelingen, het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst of het aanvragen en verlenen van vakantiedagen. Een van de aspecten waarmee een werkgever in het digitaliseringsproces rekening dient te houden is het schriftelijkheidsvereiste. Is een digitaal akkoord voldoende?
Schriftelijkheidsvereiste arbeidsovereenkomst
Een aantal bijzondere bedingen in de arbeidsovereenkomst dienen schriftelijk met de werknemer te worden overeengekomen. Denk hierbij aan een concurrentie- en relatiebeding, boetebeding, eenzijdig wijzigingsbeding en een proeftijdbeding. Het schriftelijkheidsvereiste krijgt in de digitale wereld een nieuwe dimensie. Is een akkoord van de werknemer per e-mail bijvoorbeeld voldoende? Of een digitale handtekening?
In de rechtspraak is het voorgaande regelmatig onderwerp van discussie. De voorzieningenrechter Dordrecht heeft in 2011 geoordeeld dat een akkoord van de werknemer per e-mail op een concept arbeidsovereenkomst, waarin zowel een concurrentiebeding als een proeftijdbeding is opgenomen, voldoet aan het schriftelijkheidsvereiste.[1]
De voorzieningenrechter Den Bosch beslist echter dat de reactie per e-mail van een werknemer ‘ik ben in principe akkoord met de arbeidsovereenkomst’ onvoldoende is om aan te nemen dat het in de arbeidsovereenkomst opgenomen concurrentiebeding rechtsgeldig is.[2]
Digitale handtekening rechtsgeldig
Werkgevers kunnen overwegen de arbeidsovereenkomst digitaal te (laten) ondertekenen. De digitale handtekening is in beginsel een rechtsgeldige manier om een overeenkomst te sluiten. Het is op dit moment nog niet duidelijk op basis van rechtspraak of de verschillende bijzondere bedingen in een arbeidsovereenkomst ook kunnen worden overeengekomen door middel van een digitale handtekening. Dit is niet wettelijk geregeld en tot dusver is hierover niet geprocedeerd. Betoogd kan worden dat de huidige technische mogelijkheden met betrekking tot een digitale handtekening voldoende waarborg(en) biedt voor de werknemer.
We kennen twee soorten digitale handtekeningen:
- Standaard online handtekening
- Gekwalificeerde elektronische handtekening
Standaard online handtekening
Een gewone elektronische handtekening is zichtbaar op een elektronisch document of een e-mail. Een voorbeeld hiervan is een ingescande handtekening op papier.
Gekwalificeerde elektronische handtekening
Een meer geavanceerde variant is de gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit is een elektronische handtekening met een gekwalificeerd certificaat. Zo'n certificaat hoort bij een digitale code die afzenders aan hun bericht toevoegen. Er zijn speciale organisaties die certificaten uitgeven, de zogeheten certificatiedienstverleners. Agentschap Telecom controleert de certificatiedienstverleners. Deze handtekeningen zijn juridisch gelijk aan een gewone handtekening. Indien je als werkgever de arbeidsovereenkomst digitaal (laat) ondertekenen, adviseren wij gebruik te maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening. In dat geval kan je altijd nagaan wie er heeft getekend, in tegenstelling tot de gewone digitale handtekening.
[1] Ktr. Dordrecht 8 september 2011, ECLI:NL:RBDOR:2011:BS1170.
[2] Ktr. Den Bosch 7 januari 2019, ECLI:NL:RBOBR:2019:83.